Política de cobranzas Cooptenjo

En Cooptenjo, consideramos de suma importancia que nuestros asociados, deudores e interesados estén familiarizados con nuestra política de cobro de cartera en todas sus etapas. Esto fortalecerá nuestros lazos cooperativos y asegurará que siempre cumplamos con nuestros deberes y atribuciones legales.

1. Definición 

La gestión de cobranza es el proceso por medio del cual Cooptenjo despliega una serie de acciones en pro de larecuperación y normalización de las obligaciones crediticias, con la finalidad de asegurar la recuperación total delas mismas independientemente de que se encuentren en las diferentes etapas de cobro de cartera, dichas etapas se constituyen desde la etapa preventiva generando la recordación de pago para aquellas obligaciones antes de su vencimiento hasta la cartera judicializada.

Una vez un asociado y/o deudor incurra en mora sin importar la altura de la misma, podrá ser contactado por agentes externos y/o internos que asigne Cooptenjo, quienes deberán identificarse ante el asociado y/o tercero y procederán a realizar el ejercicio de cobro de cartera.

La gestión de recuperación se realizará a los números de teléfono fijos y móviles, direcciones físicas, electrónicas y demás datos suministrados por los asociados y/o deudores, y aquellos que sean suministrados por medio de consultas masivas a las cuales este autorizado Cooptenjo.

La gestión de recuperación también puede aplicarse a las personas que actúen como codeudores, avalistas, representantes legales, garantes o deudores solidarios de las obligaciones, siempre y cuando se cuente con la autorización previa del asociado y/o deudor.

2. Horarios

Todos los agentes de recuperación internos o externos están obligados a desarrollar la gestión de cobranza, recuperación y normalización con profesionalismo, de forma respetuosa, informándole con claridad al asociado y/o deudor sobre el estado de sus obligaciones y orientándolo para la adecuada normalización de las mismas, esto último en los siguientes horarios:

Todos los agentes procurarán realizar la gestión de recuperación en horarios acordes con la actividad económica del asociado y/o deudor, por lo tanto y en el evento que el asociado y/o deudor no sea localizado en los horarios antes indicados, se intentará ubicarlo en horarios extraordinarios, siempre y cuando el asociado haya manifestado tal autorización a Cooptenjo.

Se entiende por contacto directo la comunicación existente entre un funcionario o representante externo de Cooptenjo y un titular o codeudor de una operación de crédito vigente o castigada con saldo insoluto, dentro de la cual, se notifique el estado de la operación de crédito, incluidas las siguientes variables, autenticación de la identificación, días de mora, monto de la deuda, monto de la mora, solución de cartera, estado de la operación de crédito e información de la gestión de cartera que corresponda, independientemente del canal de contacto (llamada telefónica, visita domiciliaria o al lugar de trabajo, mensaje de texto, mensaje interactivo, canales de amplia difusión, WhatsApp, canales de autogestión y demás), por el cual se materialice el correspondiente contacto.

Todo contacto que no cumpla con las condiciones mencionada anteriormente se configurara como contacto indirecto.

3. Tipos de gestión de recuperación de cartera

3.1. Gestión extrajudicial o prejurídica

Son las actividades desarrolladas con el fin de informar e incentivar el pago de las obligaciones al día o recuperar las obligaciones ya vencidas. Esta gestión de recuperación puede encontrarse en las siguientes etapas:

1. Gestión Preventiva: La etapa preventiva son acciones generadas con anticipación a la fecha de vencimiento de los productos de crédito, con el propósito de recordar la fecha límite del próximo pago o vencimiento. Esta labor se enmarca dentro de las tareas de seguimiento y acompañamiento a nuestros asociados.
2. Gestión Temprana: Comprende la gestión de créditos con mora de 1 hasta 60 días y cuya finalidad es realizar un acuerdo de pago que permita normalizar la obligación. En la etapa temprana se brinda orientación y se definen compromisos de pago que permitan la normalización de las obligaciones.
3. Gestión Media: Comprende la gestión de créditos con mora entre 61 y 180 días, donde agotadas las etapas anteriores no ha sido positiva la normalización o recuperación del crédito. Se intensificará él envió de comunicaciones, gestión telefónica, mensajes de texto, correos físicos y virtuales, visitas y demás que determine el área correspondiente.
4. Gestión Avanzada: Comprende la gestión de recuperación para la cartera mayor a 180 días en mora de cartera vigente y cartera castigada. Dentro de esta etapa, se realizará la perfilación segmentada para el inicio de cobro jurídico, realizando la asignación a un abogado o firma de abogados, quien (es) se encarga (ran) de adelantar las gestiones jurídicas necesarias para la recuperación de la obligación. Independientemente de la altura de mora, si la entidad lo considera prudente podrá iniciar un proceso jurídico en contra del asociado y/o deudor de una operación de crédito en mora.

3.2. Gestión Judicial

Las acciones judiciales se inician cuando no se logra la normalización de las obligaciones o cuando según las políticas de evaluación de incumplimiento y con base en las garantías vigentes o la investigación de bienes e ingresos, existe un análisis de costo / beneficio que amerita el inicio de esta gestión. 

Los créditos bajo Gestión Judicial también pueden ubicarse en las Etapas Temprana, Media y Avanzada de Recuperación.

3.3. Gestión Dual

Durante la vigencia de la gestión judicial, el área responsable, está autorizada para determinar acciones de recuperación simultáneas por parte de agentes externos o internos especializados, los cuales proponen al asociado, la normalización de las obligaciones en mora, mediante negociaciones de tipo extrajudicial. Los agentes externos especializados pueden ser distintos a los abogados externos designados para la gestión judicial.

4. Canales de pago

• 22 agencias y 3 puntos express a nivel de Cundinamarca.
• PSE.
• Débito Automático.
• Convenio Bancolombia.
• Convenio Efecty.

5. Medios de contactabilidad

Cooptenjo dispone de los siguientes canales de atención para que los asociados que se encuentran en mora en el pago de sus obligaciones se comuniquen con la entidad:

• Una línea fija telefónica de atención al asociado en situación de mora PBX: 5 93 99 66 Extensión 8519 – 8510 – 8522 – 8537- 8528.
• Líneas celulares, WhatsApp o cualquier   aplicación   de   mensajería   instantánea que permita otro tipo de comunicaciones interactivas para la atención especializada de recuperación y normalización de créditos, 3175179623 – 3175179640 – 3175165531.
• Un correo institucional para atención y orientación exclusiva de asociados en situación de dificultad en el cumplimiento del pago de sus obligaciones crediticias:  cartera.administrativa@cooptenjo.com.co. 
• Canales de comunicación a través de las líneas de atención telefónica, presencial y virtual de los agentes externos especializados.

Además del contacto telefónico, los medios adicionales a los cuales accede la cooperativa para informar al asociado de su deuda son los siguientes: 

• Comunicaciones físicas.
• Gestión telefónica
• Mensajes de texto y de voz.
• Correos electrónicos.
• Visitas Integrales de Atención y Bienestar al asociado por personal autorizado e identificado.
• Comunicaciones a los empleadores ejerciendo el derecho de prelación de pago consagrado en la ley 79 del año 1988 y ley 1527 de 2012.
• Respuesta de Voz Interactiva “IVR”.
• Llamadas telefónicas y contacto con terceros adultos, responsables o representantes, en ningún caso con personas no identificadas.
• Llamadas telefónicas con mensaje a contestador automático.
• Sistemas de CHAT a través de las herramientas de SMS, WHATSAPP, o cualquier aplicación de mensajería instantánea que permita otro tipo de comunicaciones interactivas, contratada con proveedores de telecomunicación externos incluyendo redes sociales.
• Atención en agencia u oficina de la entidad, sean estas agendadas por medio de citación o a solicitud del asociado y/o deudor.
• Por canales de autogestión de cartera.

6. Aplicación de los pagos de cartera vencida

La imputación de pagos a las obligaciones objeto de cobro, se hará en el siguiente orden: 

6.1. Gastos de recuperación

6.2. Conceptos varios adeudados (seguros, gastos judiciales, otros)

6.3. Intereses de mora

6.4. Intereses corrientes

6.5. Abono a capital

Cuando a la obligación no se le haya ejecutado la cláusula de aceleración de plazo, la imputación de pagos a los saldos de la obligación se hará comenzando por la primera cuota más vencida.

7. Gastos de cobranza

La gestión de Cobranza realizada por Cooptenjo y/o sus agentes externos, generarán una comisión de cobranza o gastos de cobranza, que deberá ser asumida en su totalidad por el asociado y/o deudor o tercero interesado al momento del pago de cualquier valor que se encuentre pendiente de pago a favor de Cooptenjo.

Dicha comisión y/o honorarios serán liquidados sobre el valor pendiente por cancelar cuyo estado sea vencido, una vez recibido el pago las tarifas mencionadas se adicionarán con el impuesto IVA vigente; los gastos de cobranza se calculan con base en el saldo en mora efectivamente recaudado.

Los Gastos de Cobranza en cada pago parcial se calcularán sobre el valor efectivamente recaudado de las obligaciones; los honorarios de abogados serán cancelados directamente en las dependencias de Cooptenjo.

El monto de los Gastos de Cobranza dependerá del número de días de mora de la obligación al momento del pago y del tipo de gestión realizada.

A continuación, se relaciona las tarifas establecidas por Cooptenjo las cuales podrán ser sujeta de modificación cuando la entidad así lo determine.

8. Gastos de cobranza

8.1. Cartera vigente extrajudicial o prejurídica

8.2. Cartera en cobro jurídico

8.3. Honorarios cobranza de cartera castigada

Recuerda que a partir del 10 de octubre de 2023, en virtud a la Ley 2300 de 2023, podrás actualizar y/o modificar tus canales de contacto, para ello, deberás acercarte a la agencia a la cual te encuentras adscrito y con tu asesor de confianza podrás solicitar el tramite del proceso, recuerda que de no realizar ningún tipo de modificación o actualización, continuaremos comunicándonos contigo por medio de los canales antes descritos.