Principios

Contenido: La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO atendiendo a los derechos constitucionales protegidos y en aplicación de la Ley 1581 de 2013, hace mención de  principios para  el Tratamiento  de  los  Datos  de  Personas Naturales que se tengan y se manejen  dentro  del desarrollo de sus procesos:

• Principio de finalidad: De acuerdo a lo establecido en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de la información realizado por la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO se ciñe al desarrollo de su objeto social, de acuerdo a lo autorizado por el titular de los datos personales y  la Ley.
• Principio de seguridad: La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO aplica un conjunto de buenas prácticas, con el fin de  garantizar que la información recibida, es manejada con la mayor seguridad posible, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Principio de veracidad o calidad: Los trabajadores que realizan el tratamiento de los datos personales, en calidad de delegados responden ante la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO,  por qué la información personal a la que acceda se encuentre completa, actualizada, comprobable y comprensible.

La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO recolectará la información de las personas naturales con las que tenido o tienen algún tipo de relación, previo a su vinculación como empleado, asociados, contratista, prestador de servicios y proveedor, con el objeto de  realizar las verificaciones necesarias para garantizar la veracidad de la información.

• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales de los Titulares identificados y demás personas naturales que se encuentren afiliada a la Cooperativa o tengan una vinculación o que se encuentren en proceso de vinculación con la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO no podrán estar publicados por Internet ni en ningún medio de divulgación o comunicación masivo. Salvo que el acceso sea técnicamente controlable y las excepciones que establece la ley 1712 de 2014.
• Pertinencia del dato: Los datos personales que recolecte la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y /o de la bases de datos. Por lo anterior la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen es ilegal.
• Principio de temporalidad de los datos: Los Datos personales recopilados no podrán ser suministrada a usuarios o terceros, cuando la finalidad de estos datos se hubieren cumplido.
• Principio de interpretación integral normativa: la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO siempre prioriza el derecho a la protección los datos personales, al buen nombre, a la honra y a la intimidad. Los derechos de los titulares se interpretarán en forma integral con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución.
• Principio de confidencialidad: Los trabajadores o contratistas o aprendices de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO, así como los terceros que presten servicios a la Cooperativa, están obligados de manera legal y contractual a garantizar  la reserva de la información relacionada con Datos personales, inclusive después de finalizada su relación laboral o contractual  o  alianza o cooperación con la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO,  No obstante soló se permitiría suministrar datos personales de los empleados, ex-empleados, contratistas, ex contratistas, aprendices,  proveedores y prestadores de servicios, cuando ello corresponde al desarrollo de sus funciones o para efectos de darle cumplimiento al objeto contractual.

Finalidad del tratamiento de datos personales

La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO en su condición de Encargado y/o Responsable del tratamiento de la información de carácter personal que recopile, almacene, actualice, transmita o suprima datos de sus asociados, futuros asociados,  trabajadores, aprendices, practicantes, proveedores, contratistas y comunidad en general, le da tratamiento a los datos para las finalidades descritas a continuación, no sin antes advertir que estas se limitan estrictamente al desarrollo del objeto social de la Cooperativa y que se encuentran organizadas a través de doce bases de datos.  

1. Segmentar y perfilar los asociados a través de estudios estadísticos encaminados al mejoramiento del portafolio de productos y servicios de Cooptenjo, estudios de mercado, con o sin interacción de terceros con quien tenga relación contractual y/o convenios de afinidad.
2. Oferta integral del portafolio de productos y servicios de la Cooperativa propios y en alianza con terceros.
3. Transmitir mediante publicación en la web de Cooptenjo, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.
4. Convocar a las actividades que se gestionan desde el área de desarrollo social de la Cooperativa o de quien haga de sus veces.
5.  Realizar actividades de cobranza, recuperación de cartera, georreferenciación, ubicación de deudores a través de interpretación e interacción de datos diversas fuentes.  Así como, estudios estadísticos de comportamiento de riesgo crediticio y otros riesgos inherentes al ejercicio del objeto social de la Cooperativa.
6. Evaluar la calidad de productos o servicios otorgados a los asociados, a través de solicitudes, quejas, reclamos. Efectuar encuestas de satisfacción respecto del portafolio de productos y servicios de Cooptenjo, así? como de los servicios prestados a través de aliados comerciales.
7. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros para los fines relacionados con la operación de Cooptenjo y con quien tenga relación contractual y/o convenios de afinidad, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa Colombiana.
8. Responder requerimientos legales  y de reporte de información a entidades de control de acuerdo a la normatividad vigente.
9. Contratar proveedores - funcionarios y ejecución de los contratos.
10. Participar en procesos democráticos  de la Cooperativa.

Tratamiento de datos personales

Las operaciones que comprendan el tratamiento de datos personales por parte de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

Datos personales – Gestión de recursos humanos

Respecto a los datos personales de los trabajadores, Contratistas, aprendices y/o practicantes; comprende tres momentos: antes, durante y después de la relación laboral o contractual. En este sentido y respecto a la relación laboral entre la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO y los trabajadores, contratista, aprendices y/o practicantes  es pertinente  indicar que el tratamiento de los datos personales:

Antes de la relación laboral, está condicionada a la autorización previa, expresa e informada del titular del dato.

Durante la relación laboral, el tratamiento se encuentra limitado por  los fines exclusivos para los cuales fue entregada la información por parte del titular. De acuerdo, al  ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no excederá el necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y  un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas.  Dicho lo anterior la solicitud de supresión de la información y revocatoria de la autorización NO procederá, cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la bases de datos de responsabilidad de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO. El usos de la información de los trabajadores que laboran en la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO es exclusivo para la finalidades que fueron informadas y debidamente autorizadas por el titular de los datos, está prohibido en COOPTENJO el uso diferente al autorizado de los datos e información personal de los trabajadores, solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad.

Corresponde al Oficial de Privacidad, evaluar la competencia y eficiencia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Cuando la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO entregue datos de sus trabajadores, aprendices, practicantes y asociados a sus proveedores,  deberá proteger los datos personales suministrados, conforme a lo dispuesto en esta política. Por lo tanto se deberá incluir la previsión de auditoria  de los contratos o documentos que legitima la entrega de los datos personales. La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso o cesión de los mismos.

Después terminada la relación laboral, por cualquiera que fuera la causa, la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO procederá a almacenar los datos personales obtenidas del desarrollo de la relación laboral, para las cooperativas los tiempo de almacenamiento para archivo central es de 5 años, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos personales especialmente protegidos, tales como datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes. En total las historias laborales deben almacenarse por el termino de 100 años, después de finalizada la relación laboral.

La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO tiene prohibido ceder tal información a terceras personas, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

Lo anterior, salvo autorización informada, previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

Tratamiento de datos personales de proveedores

La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor -persona física- consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO recolectara de sus proveedores los datos personales y de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por la  COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO, tendrá como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales aspirantes; por tanto, una vez verificado este requisito, la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta política. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas, uniones temporales con la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de los trabajadores y/o asociados de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO  y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en este Norma, así como las medidas de seguridad que le indique la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. La COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

Tratamiento de datos personales de la comunidad en general

La recolección de datos personal que la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o cualquier otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta política. Para el efecto, previamente la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que se utilice y que estén relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, áreas y/o departamentos y/o comités, que organicen y ejecuten actividades u eventos en los que se involucren datos de carácter personal, incluyendo datos sensible y datos de niñas, niños y adolescentes; deberán considerar en sus estrategias de acción, la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, con el fin de prevenir posibles sanciones legales.

Temporalidad del dato personal.

En el tratamiento de datos personales que efectúa la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento.

En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE TENJO - COOPTENJO procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.